Hilfreiche Tricks und Tipps für die Outlook .pst Datei

Veröffentlicht am 2. Januar 2008 von Alexander 5 Kommentare

Hilfreiche Informationen über die Outlook .pst Datei.

Als erstens würde ich jedem empfehlen die .pst Datei vom Standart Speicherort zu verschieben. Dies funktioniert ganz einfach. Also nach der installation von Outlook startet man Outlook einmal, damit eine .pst Datei erstellt wird. Auf die Frage ob man ein Email Konto erstellen möchte, verneint man es fürs erste. Der Standardordner für alle Versionen ist immer
C:Dokumente und Einstellungen%Benutzername%Lokale EinstellungenAnwendungsdatenMicrosoftOutlook
Um diesen Ordner sehen zu können, muss ich Windows Explorer unter Extra>Ordneroption>Ansicht> die option “Geschütze Systemdateien ausblenden” deaktiviert und die Option “Alle Dateien und Ordner anzeigen” aktiviert werden, da man sonst keinen Zugriff auf diesen Ordner hat. Es gibt noch eine Möglichkeit wie man den Pfad zur .pst Datei herausfindet und zwar mit Rechtsklick auf Persönlicher Ordner>”Eigenschaften von Persönliche Ordner”>Erweitert… oder mit START>Systemsteuerung>Mail>Button Datendateien klicken. Jetzt schliesst man Outlook und verschiebt die erstellte .pst Datei an einem Ort nach Wunsch, am Besten auf einer anderen Partition, wo Ihr auch ein Backup macht. Beim nächsten start von Outlook, meckert er nun das er die Datenbank nicht findet, jetzt navigiert man zu vorhin verschobenen .pst Datei.

So erstelle ich ein Backup meiner .pst Datei auf einer externen Festplatte. Dazu habe ich folgenden Batch Skript erstellt (in .txt Datei hineinkopieren und als .bat speichern):

@ECHO OFF
CLS
color 0A
ECHO “Outlook” wird gekillt!
ECHO.
TASKKILL /F /IM outlook.exe
ECHO Pause 5 Sekunden
ECHO.
PING 1.1.1.1 -n 1 -w 5000 >NUL
ECHO Die Datensicherung der Outlook .pst Datei wird gestartet ..
ECHO.
rem **************DATEI HIER EDITIEREN*******************
xcopy “e:Pfad nach WahlBackup Outlook*.*” “y:Pfad nach WahlBackup Outlook*.*” /s /e /h /y
rem *****************************************************
if errorlevel 6 echo E=6
if errorlevel 5 (echo Error: Schreibfehler [Copierschutz ?]
goto end )
if errorlevel 4 (echo Error: Quell-Verzeichnis nicht vorhanden
goto end )
if errorlevel 3 (echo Undefinerter Fehler
goto end )
if errorlevel 2 (echo Error: Abbruch durch Benutzer
goto end )
if errorlevel 1 (echo Error: Keine Quelldateien gefunden
goto end )
if errorlevel 0 echo Erfolgreich kopiert
rem **************DATEI HIER EDITIEREN*******************
echo E:Pfad nach WahlBackup Outlook nach Y:Pfad nach WahlBackupBackup Outlook wurde erfolgreich kopiert
rem *****************************************************
ECHO “Outlook” wird gestartet
ECHO.
start /min C:Programme”Microsoft Office”Office11Outlook.exe
:end
ECHO.
pause

Falls man Active-Sync benutzt, sollte man noch folgenden Zeilen
ECHO “Active Sync” wird gekillt!
ECHO.
TASKKILL /F /IM WCESMgr.exe
TASKKILL /F /IM wcescomm.exe
TASKKILL /F /IM rapimgr.exe
nach
TASKKILL /F /IM outlook.exe
hineinschreiben, damit die nötigen Task geschlossen werden.

Noch was zum Script, eigentlich ist es nicht gerade die saubere Variante den Outlook mit
TASKKILL /F /IM outlook.exe
zu schliessen, ich persönlich hatte aber bis jetzt keine Probleme damit, falls man aber trotzdem Angst hat irgendwas falsch zu machen. Kann man auch im Script den Teil mit:
ECHO “Outlook” wird gekillt!
ECHO.
TASKKILL /F /IM outlook.exe
ECHO Pause 5 Sekunden
ECHO.
PING 1.1.1.1 -n 1 -w 5000 >NUL

weglassen und Outlook manuel schliessen, mit dem Befehl PING 1.1.1.1 -n 1 -w 5000 >NUL< gebe ich dem Taskmanager genügend Zeit Outlook.exe zu schliessen, damit nicht das Backup beginnt bevor Outlook.exe geschlossen wird! Einen Pausenbefehl gibt es eigentlich im Windows XP DOS nicht, darum der Trick mit dem PING-Befehl, damit emuliere ich die Pause/Wartezeit, näheres zum Befehl PING findet man mit ping /? heraus und der Syntax >NUL macht das man den Warte-Prozess nicht sieht. In den Windows 2003 Resource Kit Tools gibts es dafür einen Schlaf/Pausen Befehl und zwar den sleep /?.

Damit man nun bei einem Systemabsturz oder Hardware Defekt, die Outlook .pst Datei in Outlook komplet wieder Herrstellen kann, muss man noch in Regelmässigen Abständen die Einstellungen (Signaturen, Regeln, Kontoeinstellungen) von Outlook sichern. Dies geschiet am einfachsten mit dem Assistenten, was leider nur bei der Version Outlook 2003 zu finden ist unter START>Programme>

Alles andere wie und was ist Selbsterklärend. Wichtig ist einfach, dass die Datei im selben Ordner liegt, wie die .pst Datei. Damit der Backup-Skript es mit kopiert. WICHTIG! Die Passwörter der jeweiligen Email-Konten werden nicht mitgespeichert, dies sollte man im Kopf behalten oder die Notiz an einem sicheren Ort lagern, und nach dem Wiederhestellen eingeben. Falls man sich nicht mehr an das Passwort erinnert und nicht mehr weiss, welches Passwort man bei welchem Email Konto benutzt. Kann man sich dieses Tool herrunterladen, Mail PassView – Recover lost mail passwords zeigt die Passwörter von Email-Konten in verschiedene Email-Applikationen an (Die Seite hat übrigens noch weitere interessante Tools).

Wie gesagt, bei Office 2007 gibt es keinen Assistenten für die Einstellungen wie bei Outlook 2003, doch nach langem Meckern der Office 2007 Benutzer hat Microsoft sich bereit gestellt ein Tool herauszubringen. Ist ja ein guter Ansatz aber leider funktioniert es nicht so perfekt wie gewünscht. Leider ist das Rücksichern unter Windows XP nicht möglich, dazu habe ich aber noch ein Workaround geschrieben, später mehr.

Windows-Easy Transfer für Windows XP Das Tool ersetzt den Assistenten zum Speichern eigener Einstellungen, den es bei Office 2007 nicht mehr gibt. Office 2007 User mit Windows Vista brauchen den Download nicht, da Vista Easy Transfer schon integriert hat.

Systemanforderungen: Unterstützte Betriebssysteme: Windows XP; Windows XP 64-bit Windows-Easy Transfer unterstützt die folgenden Betriebssysteme: 1) Windows XP SP2 nach Windows Vista 2) Windows Vista nach Windows Vista

Mit Windows-Easy Transfer kann man folgende Methoden für die Übertragung verwenden:

• USB-Easy Transfer-Kabel
• Netzwerkverbindung
• Wechselmedien (z. B. ein USB-Flashlaufwerk oder eine externe Festplatte)
• CD oder DVD

Da das Rücksichern unter Windows XP mit Easy Transfer nicht funktioniert, hier ein Workaround, wenn das System mal wieder neu aufgesetzt werden muss.
1. In den Ordneroptionen im Explorer alle Dateien und Ordner anzeigen lassen
2. Navigiert zum folgendem Pfad: C:Dokumente und Einstellungen%user%Lokale EinstellungenAnwendungsdatenMicrosoftOffice12.0
3. Sichert alle Dateien mit der Endung *.dat, *.qat oder am besten gleich den ganzen Ordner
4. Nach der Neuinstallation die Dateien oder den Ordner wieder auf das Systemlaufwerk zurückspielen Das gilt nicht für die Outlook.pst, die muss extra geseichert werden.

Die Outlook .pst Datei defragmentieren, damit sich die performance von Outlook verbessert, verwende ich folgende Lösung:
Dazu benutze ich das Tool “Contig” von Sysinternals. Ich lade mir die Datei herrunter, speichere es in einen Ordner und schreibe eine kleine .bat-Datei. Ich erstelle im “notepad.exe” (oder benutze wie ich Notepad++) eine .txt-Datei und füge folgendes hinein:

contig -v “E:Pfad von der .pst DateiBACKUPOutlook.pst” > “E:Pfad für die Log Dateidefrag_log.txt”

Datei speichere ich nun am Ende mit der Endung .bat im selben Ordner wo sich auch das Tool “Contig” befindet.

Gelöschte Emails wiederherstellen:
Benutze einen HEX-Editor, ich empfehle folgenden ==> HxD – Freeware Hex Editor and Disk EditorHEX-Editor. Mit dem Hex-Editor öffnest Du die Kopie der PST Datei. Dann stell dich mit dem Cursor auf die Position 7 (Hex) Das Zeichen an dieser Position überschreibst du mit 20(Hex) Das Gleiche machst du mit den Positionen 8, 9, A, B, C, D, E, F, 10, 11, 12, 13 (alles Hex) von Pos 7 bis Pos 13 sollten jetzt lauter Leerzeichen (Hex 20) stehen. Jetzt speicherst du die pst Datei. Was wurde gemacht? Die .pst-Kopie Datei wurde künstlich kaputt gemacht, aber in einem Bereich, in dem es nichts macht. Jetzt repariest Du sie wieder, dazu benutz das Programm SCANPST.exe, zu finden versteckt in der Systempartition unter C:ProgrammeGemeinsame DateienSystemMSMAPI1031 Jetzt öffnest du mit SCANPST.exe deine .pst-Kopie-Datei und klickst auf Start. Jetzt sollten deine Ordner und gelöschten Dateien gefunden werden. Bei gefundene Objekte sollte also mindestens eine 1 stehen. Nun noch auf reparieren klicken. Das wars! Wenn wir Glück hatten, ist deine gelöschte email jetzt wieder im Ordner gelöschte Objekte. Von dort kannst du sie ausdrucken, speichern, woanders hinkopieren usw. WICHTIG! Mit der reparierten .pst-Kopie solltest du aber auf keinen Fall weiterarbeiten, sondern sie nach Gebrauch löschen.

Reparatur von persönlichen Ordnern in der .pst Datei
Wie schon vorhin erwähnt die SCANPST.exe findet man unter: C:ProgrammeGemeinsame DateienSystemMSMAPI1031 Vor dem Start muss Outlook geschlossen werden, da ansonsten SCANPST.exe keinen Zugriff auf die .pst Datei hat. Nach dem Start von SCANPST.exe zeigt man den Pfad mit der zu reparierenden .pst Datei. Als Tipp, ich würde zuerst noch die .pst Datei einmal kopieren, falls was schief läuft, hat man immer noch die letzte/original .pst Datei. Also weiter, jetzt noch auf “Starten” klicken, wenn SCANPST.exe Fehler entdeckt, fragt es automatisch, ob die Datei repariert werden soll. Es empfiehlt sich, die reparierte Datei nochmals zu prüfen.

Schwierigkeiten In manchen Fällen treten folgende Schwierigkeiten auf:
1. SCANPST.exe bricht die Prüfung mit folgender Meldung ab: “Bei der Prüfung ist ein Fehler aufgetreten, an der Datei wurden keine Änderungen vorgenommen“. Es hat sich gezeigt, dass wiederholtes Anwenden von SCANPST.exe jeweils einen Schritt weiter geht.
2. Nach der Prüfung sind immer noch Fehler enthalten. In diesem Fall empfiehlt es sich, alle Daten in eine neue .pst Datei zu kopieren.
3. SCANPST.exe kann die Datei gar nicht lesen. Hier hilft eventuell nur ein kostenpflichtiges Zusatzprogramm weiter. Google hilft da vielleicht weiter ==> KLICKLACK.

Falls SCANPST.exe die Datei nicht reparieren kann, hilft eventuell das Kopieren der Daten in eine neue Datei. Im einfachsten Fall kann dies direkt mit Outlook geschehen. Der Nachteil von Outlook ist, dass die Kopie beim ersten Fehler abgebrochen wird, so dass die Kopie eventuell unvollständig ist. Die Kopie kann mit Outlook über Extras/Exportieren erstellt werden.

CopyPST wäre noch eine weitere Möglichkeit, CopyPST kopiert eine komplette Ordnerstruktur in eine andere Datei und stellt die Standardordner wieder her. Falls einzelne Objekte nicht kopiert werden können, wird einfach das nächste genommen und eine entsprechende Bemerkung auf dem Bildschirm sowie in einer Datei ausgegeben. CopyPST kann man sich HIER besorgen. Im Programm CopyPST werden die beiden Hauptordner ausgewählt. Der Rest geht automatisch. 1. Erstellen einer neuen .pst-Datei in Outlook. Entweder über Datei>Neu>Persönlicher Ordner oder über Extras>Dienste 2. Start von CopyPST und Auswahl der Quell- und Zielordner 3. Druck auf Start. 4. Nach Beendigung des Kopiervorgangs kann die Übermittlung auf die neue .pst-Datei umgestellt werden, damit neue E-Mails in die neue Datei geliefert werden. Der Kopiervorgang kann direkt in Outlook verfolgt werden. Bei der Reparatur durch Kopieren von Objekten gehen alle Verknüpfungen zwischen Elementen verloren, genauer gesagt, die Verknüpfungen bleiben in der ursprünglichen Datei. Ebenso verschiebt der Regelassistent weiterhin Nachrichten an die alte Datei, auch wenn diese nicht mehr in Outlook geladen ist! Beispiel für eine Verknüpfung: Diesem Termin wurde ein Kontakt zugeordnet. Wird eine Datei durch Kopieren repariert, wird diese Verknüpfung nicht mehr funktionieren. Das Ändern der Übermittlung ist unterschiedlich in verschiedenen Outlook-Versionen: * In Outlook 97/98/2000 befindet sich die Einstellung in Extras/Dienste auf dem 2. Reiter * In Outlook XP befindet sich die Einstellung in Extras/Konten/Vorhandene E-Mail-Konten verwalten * In Outlook 2000 bzw. Outlook 98 im Internetmodus kann die Übermittlung nicht umgestellt werden. Hier hilft nur, Outlook zu beenden und die Datei umzubenennen.

Meine Datei «outlook.pst» ist über 700 MB gross, ich habe vieles gelöscht. Aber die Grösse der «outlook.pst» hat sich dadurch überhaupt nicht verändert. Warum ist das so und was kann ich dagegen tun?

Die Datei “outlook.pst” ist eine Datenbank. In Datenbanken werden oftmals gelöschte Elemente nur als gelöscht gekennzeichnet, nicht aber wirklich gelöscht. Somit sind sie immer noch vorhanden und deshalb wird auch die Dateigrösse nicht geringer. Um diese als gelöscht gekennzeichneten Elemente tatsächlich aus der “outlook.pst” zu löschen, muss man in Outlook die Funktion “Komprimieren” aufrufen. Dies funktioniert so:

Klickt im Menü auf>Datei>Datendateiverwaltung…>Falls man mehrere .pst Dateien wählt man eine aus>Einstellungen…>”Jetzt komprimieren” Button klicken.